第一条 为规范省级单位档案管理，督促每年文件材料的归档工作，实现省级机关企事业档案工作制度化、标准化、规范化、信息化，更好地为各项工作服务，夯实省级档案资源基础，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《陕西省档案条例》以及国家档案局、省档案局和国家有关部委关于档案工作的标准、规范性文件，制定本办法。
第二条 省级单位档案工作年度执法检查(以下简称年检)，是指省档案局依法对省级单位档案工作情况每年进行专项执法检查的工作制度，重点是检查各单位形成的各类文件材料的归档整理情况。
第三条 年检实施范围：省级各党政机关、民主党派、群众团体、省属企业、省级事业单位的档案机构。
第四条 年检内容
1. 档案基础业务工作：受检单位上一次年检至上年度之间，各个门类、各种载体文件材料收集、整理、归档的齐全、完整、准确情况;档案分类、排列、编号、上架是否符合要求;检索工具是否规范、便于利用，档案管理台账是否完备;大事记、组织沿革等编研材料是否及时编写(续编);全宗卷是否建立(续建)。
2. 档案信息化建设与本单位办公自动化、信息化建设是否保持一致;室藏档案数字化、电子文件归档管理情况。
3. 档案工作条件：工作机构、人员配备、培训教育及档案管理制度落实情况;库房管理是否符合档案安全保管要求;档案安全设施设备配备及实际运行情况;档案破损状况排查等。
4. 到期档案(含电子档案)的移交情况;报送已公开现行文件情况。
第五条 年检的组织
年检工作由省档案局统一组织，检查人员包括省档案局相关人员、省级机关省属企业档案业务协作组组长单位副组长单位的人员。每个检查组3至5人组成，其中至少2人持有档案执法类的“陕西省行政执法证”。
每年省级单位年检的对象按照省级单位总数20%的比例确定，省属企业、省级事业单位按照8%的比例确定。年检对象、检查人员均采用“陕西省档案管理双随机抽检摇号系统”随机抽取，抽取确定的年检对象、检查人员在“陕西档案信息网”上公布。
第六条 年检时间
每年第三季度。
第七条 年检程序
年检的程序、相关文书执行《陕西省档案局关于印发〈陕西省档案行政执法程序〉〈陕西省档案行政处罚程序〉和法律文书的通知》(陕档发〔2017〕20号)的规定。
1. 检查组提前5日向被检查单位下发行政执法检查告知书，告知被检查单位。
2. 受检单位在接到省档案局行政执法检查告知书后，应填写“陕西省省级单位档案工作年检登记表”，准备有关材料(如本单位档案分类大纲、文件材料归档范围和档案保管期限表、收发文登记簿、归档文件目录、大事记等)，按时接受检查组的检查。
3. 年检工作分5步进行：①检查组听取受检单位档案工作情况介绍;②检查组依据年检办法实地查看并询问有关情况，同时复查前次年检不合格工作整改情况，填写询问笔录;③检查组综合评估、评议，拟定年检结果等次，并现场向被检查对象反馈意见;④检查结束后，检查人员在5个工作日内拟定《陕西省档案行政执法检查反馈意见单》和《陕西省省级单位档案工作年检登记表》，经省档案局审核批准后送达被检查单位;⑤所有受检单位检查工作完成后，省档案局下发检查通报，并在“陕西档案信息网”上公布。
第八条 年检结果
年检结论分为优良、合格、不合格三个等次：
优良：档案工作达到本《办法》第四条要求且成绩突出者。
合格：档案工作达到本《办法》第四条要求。
不合格：凡有下列情形之一的均视为年检不合格：①领导不重视，档案工作难以开展;②档案工作人员不能正常开展业务工作;③归档文件未及时归档整理或整理不符合规范要求;④档案室管理混乱，库房安全管理措施不到位，存在安全隐患的;⑤档案未实行集中统一管理;⑥未按规定向省档案馆移交档案;⑦发生档案损毁、丢失、泄密等事故或者发生其他违反档案法律、法规行为。
对年检不合格的单位，检查组在《陕西省档案行政执法检查反馈意见单》中须提出具体整改内容、时限要求。
第九条 年检结果的效用
1. 年检结果标志着各单位档案工作的实际水平，是各单位档案工作人员年度考核、专业技术职务评聘的重要参考。
2. 受检年度内年检合格的档案、目录，向省档案馆移交时免检。
3.省档案局对优良单位通报表彰，并建议该单位给予有关人员适当的奖励。
4. 对年检不合格并在规定期限内不按时整改的单位，省档案局将依法做出行政处罚，追究相关责任人的责任，并通报批评。
5. 年检不合格单位5年内取消档案工作先进集体、先进个人的推荐、评选资格。
6. 年检中发现受检单位有档案丢失、霉变、损毁、泄密或其他违反档案法律、法规行为，省档案局将按规定程序立案查处。
第十条 通过陕西省档案工作目标管理“AAA”级认证的单位，两年免检(认证后24个月内);通过陕西省档案工作目标管理“AA”级认证的单位，一年免检(认证后12个月内);连续两年年检优良的单位，第三年可免检;通过省档案局、国家部委上年度、本年度相关检查且检查内容含盖年检内容，检查合格的单位，一年免检。
符合免检条件的单位若档案人员调整、发生档案安全事故，不予免检。
第十一条 各市县档案行政管理部门可参考本《办法》制定当地的年检办法。
第十二条 本办法由省档案局负责解释。
第十三条 本办法自2018年1月1日起执行。2003年8月12日陕西省档案局颁布的《关于印发〈陕西省省级机关单位立卷归档年检办法〉的通知》(陕档发〔2003〕49号)即行废止。 |
