为规范各部门的预立卷工作，确保归档材料齐全、完整、准确、系统，特制定本制度。

　　第一条 档案预立卷是档案管理的基础工作之一，是实行部门立卷制度的一个重要环节。规范档案预立卷工作，对立卷部门做好平时归卷工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要作用。

　　第二条各部门要把预立卷工作列为本部门目标管理的重要内容，在本部门工作制度中进一步明确预立卷工作职责。各部门负责人是本单位档案工作第一责任人，兼职档案员要以高度的责任感做好立卷部门的预立卷工作。

　　第三条 立卷部门要按制度做好收发文登记。各部门兼职档案员平时应对办理完毕的文件材料及时进行收集、整理，并参照归档范围编制文件材料预立卷类目，按预立卷类目分类存放。年终时根据部门工作职责和当年工作任务，检查全年文件材料是否收集齐全、完整、对不完整的材料及时进行追踪和收集，对应归档的文件材料进行整理，确定档案的保管年限，并根据工作实际预立卷。

　　第四条 各类档案的预立卷要求：

　　1、文书档案、教学档案预立卷

　　各部门兼职档案员应在年初或上半年末根据立卷规定，预先编好归档类目及各个条款，各准备好一个卷盒，在卷背上写上类目，依次排列，以便随时将有关材料归类。兼职档案员平时应注意积累，并将收集上来的档案材料根据档案归档范围及保管期限表进行分类、装订、编页号、打印卷内目录、案卷目录，于第二年的6月底前移交综合档案室集中统一保管。

　　2、科研档案预立卷

　　凡正式列为科研课题的项目，在确定科研课题负责人后，课题负责人可以指定专人建立平时立卷盒，做好积累材料的准备工作，待项目告一段落或完成时，再按归档范围进行整理归档。

　　3、设备档案预立卷

　　从签定合同开始，由负责资产的兼职档案员收集、保管，对每台大型仪器设备的前期文件(申请与批示类文件等)要分类立好卷。设备开箱验收时，应对照装箱单清点随机文件材料，并收集保存。在设备安装，调试完毕后，将全部的文件材料整理归档。

　　4、基建档案预立卷

　　基建项目在明确负责人后，负责人应指定兼职档案员或专人负责文件、材料、图纸的平时收集和保管工作，对每项工程在每一阶段(前期申请与批示性文件，开工、竣工文件等)形成的文件要跟踪管理，并按各类项目归档范围进行分类，按条款建立卷盒，做好不同阶段的收集工作。项目完成告一段落后，进行系统整理。

　　5、会计档案预立卷

　　由财务处兼职档案员按照会计档案管理规定负责平时工资、帐簿、凭证、报表等文件的管理，进行预立卷。

　　6、其它档案

　　声像档案、电子档案应随时收集归档。

　　类目适时进行调整。

　　第五条 综合档案室负责对全校各部门的预立卷工作进行业务指导和检查，对立卷不完整或质量不符合要求的档案材料将退回重整。

　　第六条 本制度自公布之日起施行，由综合档案室负责解释。