关于做好2024级新生档案材料归档工作的通知 |
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学生处：
为确保我院2024级新生学籍档案归档工作顺利进行，现将有关事项通知如下：
一、学生学籍档案材料归档内容
(一)高中档案材料
新生高中档案由高中学籍档案与高考档案两部分组成：
1、高中学籍档案(包括高中档案袋)：高中毕业生登记表或学籍册。
2、高考档案：高考体检表、高考报名表、政审表、报考高校志愿表、高考成绩单。(注：每位新生高考档案至少包含上述材料中的任意一种。)
3、高考准考证
(二)大学档案材料
1、录取通知书
2、高校学生登记表(学生处盖章)(注：照片请用胶水粘贴，禁止使用双面胶粘帖)
3、军训鉴定表(学生处)
4、体检表(学生处)
二、新生档案归档程序
(一)高中档案复印
复印内容为学生高中档案学籍册里的学籍表和总成绩表;正反面复印，若学生成绩表是分学期记录的，则复印每学期的成绩。复印后的材料装学生个人管理档案袋，该项工作需在2024年10月底前结束。
(二)学生登记表填写及数字化
辅导员老师指导学生填写学生登记表后，要认真核查每一项内容，确认无误，档案馆再次复核后先进行数字化加工再装档;数字化加工要求像素在250dpi以上，图像清晰，无黑框、歪斜等情况，扫描后统一按照系统挂接要求进行命名，并对照班级人数核查电子文件数量，确保数字化文件齐全完整。
(三)学生档案装档
1、辅导员应以班为单位、按学生学号顺序排列，在移交学籍档案的同时按学籍档案归档内容附“西北大学现代学院新生学籍档案材料归档情况登记表”(见附件2);要求以上登记表纸质和电子版同步归档。
2、对于新生的高中学籍档案，请各位老师根据归档内容的要求逐一进行检查，对于以下材料不齐全的情况先进行统计(附件1)。如：1.学生高中档案缺学籍部分、2.学生高中学籍册缺盖公章、3.学生高中档案无参加高考的任何材料等情况。后期在统一装档过程中，对高中档案资料不齐全的学生会出具相应补充、补回材料，以保证学生学籍档案材料的完整性。
三、新生档案归档要求
(一)凡国家计划内招收的本科生档案要归入档案馆。
(二)2024级新生档案的归档工作由档案馆负责安排、培训、指导和接收工作，学生处组织辅导员负责收集、整理、检查学生档案材料，确保档案材料齐全、完整、符合要求后再移交档案馆。
四、档案的检查和接收
新生学籍档案整理到位后，由学生处先组织人员自查，在符合要求后，送往档案馆检查、验收，2024级新生档案材料的归档工作于2024年10月下旬开始进行，2024年11月15日前结束。个别问题的档案(外地学生高中档案资料不全的档案)于2025年4月底前交档案馆;
学生个人管理档案需装高中档案复印材料和学生登记表，个人管理档案和学籍档案需一并归档至档案馆。在移交学生管理档案的同时，需同时移交 “西北大学现代学院学生个人管理档案材料归档情况登记表”纸质版(见附件3)。
望学生处等相关部门领导及2024级辅导员给予配合，提前做好相关准备，顺利完成归档任务。
附件1： 2024级新生问题档案统计表
附件2：西北大学现代学院新生学籍档案材料归档情况登记表
附件3：西北大学现代学院学生个人管理档案材料归档情况登记表
档案馆 |
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