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西北大学现代学院 档案工作检查考核评估办法


为了加强我院档案工作,把档案的收集和管理规范化、法制化,更好地为学院建设发展服务,依据教育部、国家档案局《高等学校档案工作规范》、《陕西省档案管理条例》、《西北大学现代学院档案管理办法(试行)》等有关法律法规和文件精神,结合学院实际情况,特制订本办法。

一、检查考核评估范围

本检查考核办法适用于全院各部、处、室,系、所等立卷归档单位。

二、检查考核评估工作的组织领导

学院档案工作检查考核评估由档案工作领导小组负责组织,具体工作由院务办公室、综合档案室会同人事处等部门负责实施。

三、检查考核评估内容

根据各立卷归档单位的工作职责,重点对单位分管领导的重视程度、建立岗位责任制、立卷归档材料的收集整理,归档移交时间和案卷质量等方面的情况进行检查考核。

四、检查考核评估办法

档案工作检查考核实行百分制,根据考核得分,设优秀、合格、不合格三个档次。90(含90)分以上为优秀,60(含60)分——90分为合格,60分以下为不合格。有下列情况之一的,应直接确定为不合格:

(一)没有领导分管档案工作或不履行职责的,未配备兼职档案人员的;

(二)有重要积存文件材料没有整理归档的;

(三)拒绝按归档范围向档案室移交档案的;

(四)发生档案损毁、丢失、泄密等事故或其他违反档案法律法规行为的。

五、检查考核程序

(一)自查。各立卷归档单位依据工作职责对本单位档案工作情况逐项进行检查打分,形成自查报告,填写年度考核表(格式见附件),一式两份,由单位分管领导签字、加盖单位公章后,于每年报送归档材料前(至少提前一个月)送交综合档案室。过期不报自查报告和考核表者,视为考核不合格(或做扣分处理)。

(二)检查考核。档案工作领导小组、院务办公室,综合档案室会同人事处等部门依据标准对各单位的档案工作进行材料审查、实地检查、综合评分、拟定考核意见、初步确定各单位的考核等次。

(三)情况反馈。向各单位反馈考核意见。单位如有异议,可向负责考核的部门提出,负责考核部门应认真核查,及时答复。

(四)审批。学院档案工作考核领导小组根据考核意见和各单位反馈意见,确定各单位的考核档次。

六、奖惩

学院每年在12月底或次年元月份公布档案工作考核结果。对于考核获优秀的单位,学校将给予通报表彰,对于获优秀单位的分管领导和兼职档案员学院在给予表彰的同时,给予适当的物质奖励,并将其考核结果作为年度职工考核评优的重要依据。

对于考核不合格的单位,责令其限期改正,并予以相应的处罚。

七、本办法由综合档案室负责解释。

八、本办法自颁布之日起施行。

附:西北大学现代学院档案管理考核标准评定表

附件:西北大学现代学院档案工作考核标准评定表

单位名称

 

总 分

 

自评分

考核分

考核内容

评分标准

一、

25 分)

领导

重视

18分)

1.有明确分管档案工作的领导(有相关文件或会议记录的得 3 分,否则酌减或不得分)

 

 

 

2.有文字材料体现档案工作列入分管领导职责范围(有相关文件或会议记录的得 3分,否则酌减或不得分)

 

 

3.档案工作列入单位工作计划和领导工作议事日程(有相关文件或会议记录的得5分,否则酌减或不得分)

 

 

4.档案工作实行“三纳入”“三参加”“四同步”管理(有相关文件或会议记录的得3分,否则酌减或不得分)

 

 

5.建立了档案工作规章制度及档案人员岗位责任制(有相关文件或会议记录的得4分,否则酌减或不得分)

 

 

人员

管理

7分)

1.配备了兼职档案员(5分)

 

 

2.档案员参加岗位培训(2分)

 

 

二、立卷归档( 45 分)

部门立卷

5分)

1.坚持执行部门立卷制度(3分)

 

 

 

2.接受综合档案室监督检查(2分)

 

 

归档完整

15分)

1.应归档文件材料收集齐全、完整(含声像和电子文件材料)(10分)

 

 

2.归档完整率100%(5分)

 

 

归档准确

5分)

能准确判断有保存价值的归档材料,对无利用价值的材料不予归档(5分)

 

 

档案目录网上归档(10分)

按照要求在网上通过档案管理系统登录目录信息,做到准确无误,实现档案目录网上归档(10分)

 

 

归档及

10分)

1.党群、行政类的档案及凡能按年度归档的,应在次年6月底前归档;教学类档案需按学年度归档,应在次学年度寒假前归档;科研、基建项目档案应在项目完成后2个月内归档(8分)

 

 

2.有完备的交接手续(纸质档案和电子档案同时移交)(2分)

 

 

三、案卷质量( 25 分)

组卷

8分)

遵循文件材料形成规律,保持卷内文件材料系统联系(8分)

 

 

 

卷内内容

17分)

1.卷内文件完整、排列有序(8分)

 

 

2.卷内文件用纸规范,书写完整、用墨符合要求(3分)

 

 

3.卷内目录、备考表填写规范、清晰(3 分)

 

 

4.卷内文件按要求装订整齐,到位(3分)

 

 

安全

保密

5

保管条件

2分)

1.配有专用的文件材料柜和档案柜(2分)

 

 

 

安全保密

3分)

2.有较强的安全保密意识,认真负责保管档案及文件材料(3分)

 

 

                                            单位负责人签字:                   单位盖章            

                                                 



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