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西北大学现代学院档号编制办法


 一、档号编制原则

档号是档案实体的存址代号,是固定档案的物理位置,组织排架、存取档案必不可少的条件。档号编制原则,一是唯一性原则。档案馆(室)内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象;二是合理性原则。档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。三是稳定性。档号一经确定,一般不应随意改变。四是扩充性原则。档号必须留适当的递增容量,以便适应不断扩充档案的需要。五是简单性原则。档号力求简短明了,以便减少代码差错,节省储存空间,提高处理效率。总之,档号编制要层次简明,符号清晰,即方便人工排架、检索和统计,又能适应计算机辩识、组配、检索、编目的需要。

二、档号的编制

档号由年度号、分类号、案卷号三个部分组成。

年度号由四位阿拉伯数字组成,不能简化;分类号是档号的主体,一般由一、二级类目代号组成;案卷号采用所选择的分类号中最下位类目的顺序编码,最下位类为一个流水号,由三位阿拉伯数字组成。例:

(一)档号模式

本办法规定为:年度号+分类号+案卷号

(二)档号标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。

年度号、分类号、案卷号、件号之间,用短横线“—”连接。

模式为:年度号+分类号+案卷号

××××—××001n

                  案卷号

                       档案二级类目代号

                   档案一级类目代号

        年度号

(三)档案实体分类举例

1、党群类DQ

2010DQ11001

案卷号

党群类综合

党群类

年度号

2、行政类XZ

2009XZ11001

案卷号

行政综合

行政类

年度号

3、教学工作类JX

2008JX1401--001

案卷号

学籍管理(代号)

教学类

年度号

4、科学研究类KY

2012KY12 03001

案卷号

科研项目(课题)

科研类

年度号

5、产品生产与科技开发类CP

2011CP12 01-001

案卷号

XX(产品名称)

产品生产与科技开发

年度号

6、基本建设类JJ

2007JJ12 01001

案卷号

基建工程项目名称(代号)

基本建设类

年度号

7、仪器设备类SB

2006 SP12 01-001

案卷号

仪器设备名称

项目二级类目代码

仪器设备

年度号

8、出版类CB

2002CB13 01001

案卷号

学报名称

刊物分类

出版类

年度号

9、外事WS

2005SW13001

案卷号

来校  代码

外事类

年度号

10、财会CK

2004CK15001

案卷号

财会类二级类目       工资清册

财会类

年度号

11、学生档案类XS

2011-XS11XX-XX

本科

学科(系、专业)

学生管理档案

           学生类