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西北大学现代学院学生档案管理办法


  第一章 总则

  第一条 为了加强学生档案管理工作,有效地保护和利用档案,更好地为学生成长和发展服务,根据《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》的有关规定,结合我校实际,制订本办法。

  第二条 学生档案是学生接受教育过程中形成的学生个人经历,包括思想、品德、作风、学习收获、日常表现等内容的文件材料,是全面考核、了解学生的重要依据,是学生教育和学生管理工作及学校档案的重要组成部分。

  第三条 为维护学生档案的完整性和真实性,学生档案由综合档案室实行统一管理。党办、院办、教务处、学生处、团委、招生办、就业办等相关部门提供档案材料。

  第四条 在学生档案管理工作中,必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度,严格规范管理,确保学生档案的连续、完整与安全。

  第二章 学生档案的管理范围和归档范围

  第五条 学生档案管理范围:

  (一)国家计划内招收的本科生档案;

  (二)因故暂时离校的学生档案(如:休学、退学、留学、服役、失联、开除学籍、死亡等学生的档案及积存无处转递的档案);

  (三)学生毕业后,因未找到工作等原因滞留的档案。

  第六条 学生档案材料归档范围:

  (一)高中毕业生档案材料。

  (二)高考档案材料。

  1.高考体检表;

  2.高考报名表;

  3.高考政审表;

  4.报考高校志愿表;

  5.高考成绩单

  6.高考准考证

  (三)大学档案材料

  1.高校学生(学籍)登记表;

  2.学生成绩单;

  3.实习鉴定表

  4.高校毕业生登记表;

  5.高校毕业生健康证明(入学体检表);

  6.入学录取通知书

  7.军训成绩登记卡

  8.学生干部任命书

  9.受奖惩材料

  (四)入党、团、入党积极分子材料

  1. 入党材料:入党志愿书、入党申请书、自传、政审表、入党积极分子考察培养表、党课结业证、班级同学意见座谈会记录、入党积极分子推荐意见表、团支部对入党积极分子的推荐意见表、考察人意见、支部考察意见、思想汇报、 预备党员考察写实表、转正申请等。

  2. 入党积极分子材料:入党申请书、党课结业证、思想汇报材料及考察培养材料等。

  3. 入团材料:入团志愿书、申请书等考核材料。

  第三章 学生档案的归档

  第七条 新生档案由学生处组织辅导员负责收集,并按综合档案室要求统一进行整理后移交综合档案室。

  第八条 新生档案在移交综合档案室之前,应确保档案材料的完整。新生档案一般包括高中毕业生登记表等高中学籍材料、高考报考材料、体检表;入团志愿书、申请书、考核材料;正式党员和预备党员必须有入党志愿书、入党申请书、自传、转正申请、思想汇报、政审材料、党课结业证,组织审批意见等。

  第九条 学生档案材料的归档时间:

  (一)新生档案由学生处统一安排,辅导员收集;于新生入校后三个月,即11月30日前交综合档案室。

  (二)毕业生档案由学生处在学生毕业离校前一个月归档。

  (三)党团材料。由党办和团委在学生毕业前一个月归档。

  (四)学生服兵役期间形成的档案材料,由学生处与就业办在学生复学之后2个月内归档;

  第十条 学生档案归档要求:

  (一)必须是正式文件原件材料;

  (二)档案材料必须齐全完整,真实,文字清楚,对象明确,行文规范;

  (三)必须手续完备,凡规定应由组织审查盖章的,须有组织盖章。组织鉴定、审查结论(复查结论)、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料等,须经本人签字,本人未签字的由组织注明;

  (四)所有档案材料一律用蓝黑钢笔或黑色签字笔填写。严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸书写。不允许涂改、贴补及进行任何技术处理;

  (五)凡按规定由个人填写的材料,在署名时必须以楷书填写本人户口法定姓名且要与高考录取名册相符,不得用同音字或不规范汉字代替,不得涂改;

  (六)学生因转学、退学、出国等原因提前离校,党办、团委、学生处、教务处等相关部门应及时准备好学生在读期间形成的应归档案材料,在学生办理离校手续前移交综合档案室归档。

  第四章 学生档案的转递

  第十一条 学生毕业,其学生档案由综合档案室、学生处按学校相关规定转递。

  第十二条 考取研究生的学生档案依据高校录取通知书(录取证明)转递。

  第十三条 毕业生就业单位要求来校提取档案的,应持单位介绍信和调档人有效身份证件及提取毕业生档案名单。

  第十四条 为不影响毕业生的就业和报到,相关部门应严格按照归档时间要求完成毕业生档案材料的整理和归档工作。

  第五章 附则

  第十五条 本办法自公布之日起施行。

  第十六条 本办法由综合档案室负责解释。


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