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西北大学现代学院档案预立卷制度


  为规范各部门的预立卷工作,确保归档材料齐全、完整、准确、系统,特制定本制度。

  第一条 档案预立卷是档案管理的基础工作之一,是实行部门立卷制度的一个重要环节。规范档案预立卷工作,对立卷部门做好平时归卷工作,提高立卷质量,方便归档前的查找利用具有重要作用。

  第二条各部门要把预立卷工作列为本部门目标管理的重要内容,在本部门工作制度中进一步明确预立卷工作职责。各部门负责人是本单位档案工作第一责任人,兼职档案员要以高度的责任感做好立卷部门的预立卷工作。

  第三条 立卷部门要按制度做好收发文登记。各部门兼职档案员平时应对办理完毕的文件材料及时进行收集、整理,并参照归档范围编制文件材料预立卷类目,按预立卷类目分类存放。年终时根据部门工作职责和当年工作任务,检查全年文件材料是否收集齐全、完整、对不完整的材料及时进行追踪和收集,对应归档的文件材料进行整理,确定档案的保管年限,并根据工作实际预立卷。

  第四条 各类档案的预立卷要求:

  1、文书档案、教学档案预立卷

  各部门兼职档案员应在年初或上半年末根据立卷规定,预先编好归档类目及各个条款,各准备好一个卷盒,在卷背上写上类目,依次排列,以便随时将有关材料归类。兼职档案员平时应注意积累,并将收集上来的档案材料根据档案归档范围及保管期限表进行分类、装订、编页号、打印卷内目录、案卷目录,于第二年的6月底前移交综合档案室集中统一保管。

  2、科研档案预立卷

  凡正式列为科研课题的项目,在确定科研课题负责人后,课题负责人可以指定专人建立平时立卷盒,做好积累材料的准备工作,待项目告一段落或完成时,再按归档范围进行整理归档。

  3、设备档案预立卷

  从签定合同开始,由负责资产的兼职档案员收集、保管,对每台大型仪器设备的前期文件(申请与批示类文件等)要分类立好卷。设备开箱验收时,应对照装箱单清点随机文件材料,并收集保存。在设备安装,调试完毕后,将全部的文件材料整理归档。

  4、基建档案预立卷

  基建项目在明确负责人后,负责人应指定兼职档案员或专人负责文件、材料、图纸的平时收集和保管工作,对每项工程在每一阶段(前期申请与批示性文件,开工、竣工文件等)形成的文件要跟踪管理,并按各类项目归档范围进行分类,按条款建立卷盒,做好不同阶段的收集工作。项目完成告一段落后,进行系统整理。

  5、会计档案预立卷

  由财务处兼职档案员按照会计档案管理规定负责平时工资、帐簿、凭证、报表等文件的管理,进行预立卷。

  6、其它档案

  声像档案、电子档案应随时收集归档。

  类目适时进行调整。

  第五条 综合档案室负责对全校各部门的预立卷工作进行业务指导和检查,对立卷不完整或质量不符合要求的档案材料将退回重整。

  第六条 本制度自公布之日起施行,由综合档案室负责解释。


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