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西北大学现代学院实物类档案管理办法


 

  第一章 总则

  第一条 为了规范学校实物档案的管理,充分发挥实物档案的作用,根据有关法规,结合学校实际,特制定本办法。

  第二条 实物档案是指能够真实承载和反映学校教学、管理及各项实践活动的有史料、内涵和科学价值的历史实物。

  第三条 实物档案具有直观性和多样性的特点。它直接反映了学校的历史发展和各项工作取得的成绩,不仅具有重要的保存和利用价值,而且具有一定的社会教育功能。

  第四条 学校实物档案由综合档案室集中统一保管。

  第五条 实物档案属学校财产,任何单位或个人不得把实物档案占为己有,转送他人或拒绝归档。

  第六条 学校欢迎和鼓励师生员工将个人主管但能够反映学校历史面貌的证件、徽章等实物档案向综合档案室捐赠。

  第七条 实物档案必须科学管理,有序存放,并要编制系统、完整的案卷目录和检索工具,做到查找方便。

  第二章 实物档案的收集范围和归档分工

  第八条 实物档案的收集范围和归档分工按如下规定执行:

  (一)各部门获得的市级以上奖牌、奖杯(有文字)、奖状、奖章、锦旗,学校获得的荣誉实物和礼赠礼物由院务办公室负责收集归档,其它荣誉实物由各获奖单位负责归档;

  (二)学校各历史时期使用过的印章及历任校领导个人印章,在印章停止使用后由院务办公室统一造册、截角,移交综合档案室保存;

  (三)学校不同时期的徽章和证件,如校徽、工作证、学生证、毕业证书、学位证书、借书证等,分别由学生处、人事处、教务处、图书馆负责归档;

  (四)学校在各种重大活动中形成的纪念品,由活动主要承办单位负责归档;

  (五)有关领导及社会知名人士为学院题词,赠言手迹或赠送的字画等物品,由院务办公室负责归档;

  (六)国际友人、知名校友赠送的有保存价值的礼品,由接待单位负责归档;

  (七)校庆或其它重大活动中收到的礼品,主办单位在活动结束后要登记礼品清单送校领导审阅,经鉴定需永久保存的礼品应向综合档案室移交,其余礼品由有关部门保管或处理;

  (八)反映学校历史面貌的其它具有保存价值的实物。

  第三章 实物档案的归档要求

  第九条 归档的实物要保持整洁、无破损。

  第十条 奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。

  第十一条 字画和礼品归档时应附清单及说明,内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。

  第十二条 归档的实物应当拍照归档,所拍照片纳入本单位照片档案的管理,两者之间要建立准确、可靠的标识关系。

  第十三条 综合档案室保管的实物档案保管期限为永久。

  第四章 实物档案的管理

  第十四条 实物档案按物品种类进行分类,以件(成套实物为一件)为单位进行整理。

  第十五条 实物档案档案号=年度号+类目号+实物编号

  1.SW11综合。学院的校徽、校牌、工作证、学生证、学位证、毕业证、实物模型等

  2.SW12荣誉奖品。学校及各部门获省、市级以上奖励的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等。

  SW1211管理奖

  SW1212教学成果奖

  SW1213社会科学研究成果奖

  SW1214 自然科学研究成果奖

  3 SW13字画礼品。上级领导、知名人士、兄弟院校给本校的题词、贺礼等

  SW1311题词

  SW1312礼品

  4 SW14印章,学校不同时期的印章。

  SW1411党群组织印章

  SW1412行政机构印章

  SW1413历届校领导印

  第十六条 实物档案目录的编制:归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置顺序号、题名、档号、实物来源、移交单位、形成日期、保管期限、互见号、备注等项目。

  第五章 实物档案的借用

  第十七条 借用实物档案必须严格履行借阅登记手续。

  第十八条 因举办展览等确实需要使用实物档案原件,须办理借用审批手续,时间不得超过半年。

  第十九条 珍贵的或不易搬动的实物档案,可以照片代之。

  第二十条 借出实物档案在陈列中如有损坏、遗失等情况或逾期不交还者,学院给予通报批评,并按实物价值予以加倍处罚。

  第六章 实物档案的移交

  第二十一条 奖品类实物档案一般于获奖后一个月之内向综合档案室移交。印章、字画、礼品可随时向综合档案室移交。

  第二十二条 归档时,移交单位要填写移交清单,一式两份,接交双方签字盖章,各执一份留存。

  第七章 附则

  第二十三条 本办法自公布之日起实施。

  第二十四条 本办法由综合档案室负责解释。


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