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关于印发西北大学现代学院2020年度档案工作考评总结的通知


  根据学校《关于做好2020年度各部门档案考评工作的通知》西大现代办发[2020]5号文件精神,我校2020年度档案考评工作已经顺利完成,现将考评结果汇报如下:

  一、 考评方式

  本次档案考评工作采取部门自查、档案考评工作小组实地检查与评审相结合的方式进行。

  (一)自查阶段:各部门总结本年度档案工作,填写兼职档案员年度考核表并结合《西北大学现代学院档案工作考核标准评定表》指标要求自主打分,最终形成自查报告;多数部门能认真对待,实事求是的进行自查,总结工作经验及找出存在问题,使自查工作落到实处,为第二阶段档案考评工作小组实地检查奠定了良好的基础。

  (二)实地检查阶段:档案工作考评小组成员深入到各部门,根据考评标准逐条对照采取听汇报、看材料(纸质、电子)、提问题、实地指导等方式进行检查,并对发现的问题及时进行指导,检查后考评小组严格按照考评标准逐项打分。

  (三)学院档案工作考评小组开会审议考评结果,在总结经验,克服不足基础上,根据最终成绩评优推荐档案工作先进单位、先进个人档案工作者及档案工作进步奖获得者。

  二、考评结果

  本年度全院应参评的部门36个,实际参评部门34个;被评为优秀即90分以上的部门共 18个,被评为合格即60-89分的部门共16个,无不合格部门。(具体名单见附件)。

  另外,基建办、创业学院两个部门因特殊原因未立卷归档向综合档案室移交档案,故本次检查以指导工作为主,不参评。

  三、2020年度档案工作特点

  (一)领导重视。从今年档案检查考评整体结果看,虽然,今年有新冠肺炎的影响,但领导重视,各级领导与专、兼职档案员的档案意识比往年比较浓厚,与往年相比各部门都能将档案工作纳入部门工作总结与工作计划中,纳入部门档案工作分管领导及有关人员的职责范围,都能重视档案工作,在会议中安排、布置、检查档案工作,档案意识与档案工作积极性比往年都有了明显的提升。

  (二)整改迅速。档案工作考评小组对各部门档案检查中提出的问题,各部门都能记录在案,并立即整改、立即执行,给考评小组留下了深刻印象。如师资发展部谁接收文件档案,谁负责整理文件档案,工作效果明显提升。多数部门把档案工作作为常态化工作来做,养成了良好的工作习惯,因此出现分类清晰、归档及时、案卷质量高、排列整齐的良好现象。

  (三)主动做好档案工作。在这次档案考评中,出现了很多部门能主动完成档案工作。如招办将2004—2009年招生录取名册,纸质版全部整理成电子版,记录那段珍贵的历史,完成录检表518页10345条信息的录入与核对;网络电视台,将建校以来的老视频全部采集转录,现已完成DV录像带671盒(2003年-2010年),共计40260分钟,转录数据格式已保存至磁盘阵列,转录数据量为7.2TB。这种主动完成档案资料完整保存的做法值得学习与赞赏。

  (四)二级学院档案工作进步显著。近年来,学校对二级学院档案工作提出了新的要求,除了移交的档案,各二级学院必须要建立本学院部门档案,从本次检查来看,多数二级学院兼职档案员稳定,能较为全面的搭建本学院档案归档模块,分类清晰,备份及时,与去年相较进步显著。

  四、存在问题

  (一)档案归档不及时。有院领导签字的红头文件审批单无处理意见、缺乏领导签字、文件形成的过程材料不完整、文件材料无落款时间等情况。有的部门领导对文件处理后未及时转交兼职档案员,导致归档延迟;个别部门档案归档逾期半年以上,严重影响全校整体档案的编目、整合等后续工作的进行。

  (二)档案数字化认识薄弱。档案数字化已是档案事业发展的一种新趋势。部分部门档案数字化意识还较为薄弱,归档时提交的仍为文件形成的过程性文件,即Word、Excel等可修改文件,不符合“电子档案”无法修改且签章齐全的归档要求,需进一步加强。

  (三)档案分类、鉴定能力较差。从检查情况看,多数部门档案收集整理能力都有提升,但部分兼职档案员立卷归档时无法准确做好档案实体分类,由于积压资料过多,对材料鉴定、档案分类、期限划定等能力较差,导致档案编目相对混乱,这方面的业务能力有待提高。

  五、整改措施

  (一)提升全校档案意识。新的《中华人民共和国档案法》2021年1月1日开始实施。要加大档案工作宣传力度,积极开展档案知识竞赛,将档案意识强化至全校,让人人在日常工作中都能注重档案材料的收集整理,实行档案文件谁牵头档案文件谁负责的原则,从源头上将档案的归档落到实处。

  (二)加强档案工作监管。除部门领导重视外,综合档案室要深入基层,开展调查研究,着重解决部门档案工作的困难与问题;特别是针对二级学院开展专题培训,组织内部交流,制定专门的归档范围,切实提高二级学院归档能力与水平。

  (三)加强档案培训与学习。加强档案工作队伍培训力度。注重对新成立的部门和新调入档案工作岗位的兼职档案员开展培训,通过学习与相互交流,谈经验、找问题,开展外出学习等多种方式,进一步掌握立卷归档工作技能和技巧,并加强与其他高校之间的交流,在提升全校档案员队伍的整体水平上狠下功夫。

  (四)加大档案数字化建设。按照国家档案数字化要求,进一步细化档案数字化标准,从数字化加工要求、扫描、命名、数据挂接、存储备份等进行讲解与指导,综合档案室积极配合各部门,促进档案理论与档案实践相结合,使全院档案数字化建设迈向一个新的水平。

  考评是为了以评促建,我们将认真总结考评经验,克服薄弱环节,团结奋进,使我校档案工作在新形势下迈向一个新的台阶,为学校建设与发展做出新贡献。

  附件1:西北大学现代学院2020年度档案工作考评结果

  附件2:西北大学现代学院2020年度档案工作先进名单

  西北大学现代学院

  2020年12月18日

关于印发《西北大学现代学院2020年度档案工作考评总结》的通知.PDF
10fd97cbebf155fa598bf2f1b37da095.pdf (2.37 MB)

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