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西北大学现代学院2019年度各部门档案工作考评总结


  我校2019年度各部门档案考评工作按照学校安排和计划已经顺利完成,现将考评结果汇报如下:

  一、 考评方式

  本次档案考评工作采取部门自查、档案考评工作小组实地检查与评审相结合的方式进行。

  (一)自查阶段:各部门总结本年度档案工作,填写兼职档案员年度考核表并结合《西北大学现代学院档案工作考核标准评定表》指标要求自主打分,最终形成自查报告;大多数部门能认真对待,实事求是的进行自查,总结工作实绩及找出存在问题,使自查工作落到实处,为第二阶段实地检查奠定了基础。

  (二)实地检查阶段:档案工作考评小组成员深入到各部门,根据考评标准逐条对照采取听汇报、看材料(纸质、电子)、提问题、实地指导等方式进行检查,并对发现的问题及时进行指导,检查后考评小组严格按照考评标准逐项打分。

  (三)学院档案工作考评小组开会认真总结了本年度档案工作考评进行情况,肯定了各部门档案工作取得的成绩发现了个别部门对档案工作不够重视等存在的问题,在认真总结经验的基础上,根据实际情况严格按照评优标准推荐档案工作先进单位及优秀档案工作者名单。

  二、考评结果

  本年度全院应参评的部门36个,实际参评部门36个;被评为优秀即90分以上的部门共16个,被评为合格即60-89分的部门共20个,无不合格部门。(具体名单见附件)。

  三、2019年度档案工作特点

  (一)领导重视。今年档案考评前,老校长、刘家全董事长专门对本次考评做了重要指示:1、档案考评要扎扎实实进行,不能走过场,检查要严格,指导要到位;2、档案移交工程要严格落实,部门领导与兼职档案员离职或调岗必须要按要求进行档案移交,避免因工作调动导致档案遗失;3、二级学院建立部门档案要作为重点进行指导,系部发展中心要安排人员参与检查。

  今年档案工作检查整体有进步,全校档案意识比往年都浓厚,与往年相比各部门都能将档案工作纳入部门工作总结与计划中,纳入部门档案工作分管领导与有关人员的职责范围内,许多部门能在部门会议中安排、布置、检查档案工作,档案意识与档案工作积极性比往年都有了明显的提升。

  (二)档案工作流程常态化。从本次检查中看,很多部门都已形成了档案收集整理归档工作常态化状态,在平时形成良好规范的工作秩序,档案工作呈现出分类清晰、归档及时、案卷质量高、排列整齐好的现象。

  (三)案卷归档质量有了明显的提升。兼职档案员工作态度、工作责任心、工作效果都有了很大的提升。档案材料的收集、分类、整理、预立卷、软件编目等各个环节都能按照学院档案归档的要求与规范来完成,档案队伍整体素质、业务能力与业务水平都有较大的提升。

  四、存在问题

  (一)档案工作重视程度不够。历经几年的考评多数部门能将档案工作作为部门工作的日常性工作来开展,但仍有个别部门对档案工作重视程度不高,立卷归档不能按学校统一安排及时归档,日常业务与档案归档工作一拖再拖,甚至出现档案归档逾期半年的情况,严重影响学校整体档案的编目、整合等后续工作。

  (二)二级学院档案质量参差不齐。大部分二级学院档案工作都有进步,但个别二级学院档案工作较差,甚至出现不建部门档案的情况,错误的认为材料提交至相关部门就行了本部门没必要建档的情况。

  (三)档案数字化需进一步加强。档案数字化全校范围内推广是本年度档案工作的重点,部分部门档案数字化意识较为薄弱,归档时提交的仍为文件形成的过程性文件,即Word、Excel等可修改文件,不符合“电子档案”无法修改且签章齐全的归档要求,需进一步加强。

  (四)部门档案工作制度还需完善。本次检查中发现部分部门尚未建立部门收发文制度、档案借查阅制度及档案预立卷制度,导致档案收集、积累难度较大。

  (五)档案分类、鉴定能力需提升。从检查情况看,多数部门档案收集整理能力都有提升,但部分兼职档案员立卷归档时无法准确做好档案实体分类,材料鉴定、分类、期限划定能力较差,导致档案编目相对混乱,这方面的业务能力有待提高。

  (六)档案材料规范化程度有待提升。部分部门档案材料不够规范,如:红头文件审批单无处理意见、会议记录或大事记提纲式记录缺人员地点等主要元素、文件材料无落款时间等情况不在少数。

  四、整改措施

  (一)强化全校档案意识。继续加大档案工作宣传力度,力图将档案意识强化至每位教职工心里,使每位教工在日常工作中都能注重档案材料的收集整理,实行工作谁牵头档案整理谁负责的原则,从源头也就是档案的产生者身上开始规范要求。

  (二)加强培训开展经验交流。针对多数部门或某一方面开展专题培训,加强学习交流。特别是对新成立的部门和新调入档案工作岗位兼职档案员要进行有针对性的培训,通过组织部门间相互交流经验、开展讲座、外出学习等多种方式加强学习与培训,使之尽快掌握立卷归档工作技能和方法。同时也要加强同其他高校间的合作与交流,采取多种方法提高全校档案队伍整体水平。

  (三)加强档案工作管理。深入基层,了解各部门档案工进展,开展调查研究,注重解决部门档案工作存在的实际困难和问题;特别是二级学院,要做针对二级学院的档案管理专题培训,制定专门的归档范围,组织内部交流,切实将档案工作指导、培训、管理做到位。

  (四)加大档案数字化推广力度。综合档案室要进一步细化档案数字化标准,明确加工要求,全面协调从数字化扫描加工、命名、数据挂接、存储备份等全方位进行指导,把学习与实践相结合为各部门在档案数字化方面提供技术支持、设备支持,真正实现把档案数字化作为常态化工作来开展。

  考评是为了以评促建,2019年档案工作考评在学校及各级领导的大力支持与全校各部门的共同努力下,已顺利完成,我们将本着认真总结经验,克服不足,加大培训学习,使我校档案工作更上一层楼,为我校建设与发展做出贡献。

  附:西北大学现代学院2019年度档案工作考评结果(见附件)

  西北大学现代学院

  2019年12月25日

  

关于2019年度各部门档案工作考评的总结.PDF
d56c779caa417cc9f192741ba3f2eb64.pdf (2.28 MB)

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