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关于做好2019级新生档案材料归档工作的通知


  学生处:

  为确保我校2019级新生学籍档案归档工作顺利进行,现将有关事项通知如下:

  一、学生学籍档案材料归档内容

  (一)高中档案材料

  新生高中档案由高中学籍档案与高考档案两部分组成:

  1、高中学籍档案(包括高中档案袋):高中毕业生登记表或学籍册

  2、高考档案:高考体检表、高考报名表、政审表、报考高校志愿表、高考成绩单。(注:每位新生高考档案至少包含上述材料中的任意一种。)

  3、高考准考证

  (二)大学档案材料

  1、录取通知书

  2、高校学生登记表(学生处盖章)

  3、军训鉴定表(学生处)

  4、体检表(学生处)

  二、新生档案归档要求

  (一)凡国家计划内招收的本科生档案要归入综合档案室。

  (二)2019级新生档案的归档工作由综合档案室负责安排、培训、指导和接收工作,学生处组织辅导员负责收集、整理、检查学生档案材料,确保档案材料齐全、完整、符合要求后移交综合档案室。

  (三)辅导员应以班为单位、按学生学号顺序排列,在移交学籍档案的同时按学籍档案归档内容附“西北大学现代学院新生学籍档案材料归档情况登记表”;要求以上登记表纸质和电子版同步归档。

  (四)对于新生的高中学籍档案,请各位老师根据归档内容的要求逐一进行检查,对于材料不齐全的情况进行统计;若学生高中档案缺学籍部分,需到综合档案室填写“西北大学现代学院关于学生学籍档案的函”要求学生回原中学把学籍档案材料补齐(印章齐全),若学生高中档案无参加高考的任何材料,需填写“西北大学现代学院新生高考档案空缺登记表”,将无任何高考档案材料的学生名单交综合档案室。(以上两种表均可从群里下载)。

  三、档案的检查和接收

  新生学籍档案整理到位后,由学生处先组织人员自查,在符合要求后,送往综合档案室检查、验收,2019级新生档案材料的归档工作于11月4日开始进行,2019年11月15日前结束。个别问题的档案(外地学生高中档案资料不全的档案)于2020年3月底前交综合档案室;

  望学生处等相关部门领导及2019级辅导员给予配合,提前做好相关准备,顺利完成归档任务。

  附件1:西北大学现代学院新生学籍档案材料归档情况登记表

  附件2:西北大学现代学院新生高考档案空缺登记表


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