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关于做好2019年各部门档案材料立卷归档工作的通知


  各部门:

  2019年度的立卷归档工作即将开始,现将立卷归档工作安排如下:

  一、 归档范围

  1、2018年1月1日至12月31日期间,学校各部门在党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物、电子、学生管理等各项活动中产生的具有保存价值的各种载体文件材料均应归档。各部门档案材料立卷归档的具体范围按照《西北大学现代学院各部门档案材料归档范围及保管期限》执行。对2018年前的档案材料还未立卷归档的也要求一并归档。

  2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(照片、光盘等)。声像、电子类文件材料应随纸质文件材料一同归档。

  3、以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗(市级以上)等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

  二、归档要求

  1、立卷归档工作是一项细致的工作,望各部门领导要高度重视,加强领导,督促本部门兼职档案员切实认真细致地做好档案材料的立卷归档,将本部门在教学、科研、管理中形成的材料(包括声像电子文件材料)按规定保质保量的移交到综合档案室,任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。本次档案材料的立卷归档将列入各部门年终档案工作考核范围。

  2、凡产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供材料。

  3、行政类文书档案的归档要求

  (1)上级下发的红头文件由阅办单位负责归档,要求文件与办理情况附件同时归档,保证材料齐全完整;学院盖章印发的红头文件,以文号分类,由相关部门归档。归档的文件包括文件正本、底稿和发文审批单,重要材料应保存历次手改稿。

  (2)归档的文件材料必须是原件,复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求整理后方可移交。归档材料必须完整,准确、印章审批齐全、不缺页、不漏项等。

  (3)重要请示类文件材料如已答复,须提供相关批复材料。行政部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的,以册(本)为单位移交。

  4、教学、科研、科技等档案案卷管理的归档要求

  (1)案卷的组卷方法:立卷是根据国家教育部关于高校档案实体分类法进行,即按实体问题组卷。“问题”是指文件内容记述和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等,按一事一卷、以“时间——问题——保管期限”为主组卷。

  (2)卷内文件的排列方法,由单一作者、单一问题组合起来的案卷,按时间顺序排列,批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;打印正稿在前,签发核稿在后;转发件在前、原件在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

  5、声像档案归档需标明事由(事件)、时间等项目;归档的电子档案需与纸质档案的标题、时间、内容相符,一一对应。

  6、本年度档案归档要将档案数字化全面推广,归档时要求纸质档案与电子档案同步归档,电子档案归档格式统一为PDF格式,且电子档案上必须签章齐全,源文件非PDF格式的要对纸质档案进行数字化加工,综合档案室可提供设备及技术支持。

  7、移交归档的档案材料须按要求整理、装盒、编目。今年移交的档案均录入到西北大学现代学院档案软件管理系统。系统登录地址:http://192.168.2.20。具体的录入步骤按照档案培训会要求进行。

  三、归档时间

  从3月11日到5月6日为档案工作培训和各部门档案材料立卷归档时间。综合档案室将根据各部门的实际,排出档案上交时间表,请各部门严格按照规定时间,在5月6日前完成档案材料的立卷归档工作。

  综合档案室
  二0一九年三月七日
 
(各部门具体归档时间见附件)

关于做好2019年度各类档案材料立卷归档工作的通知.pdf
6a8c28abce0b238a7a0f7f88b078a62a.pdf (1.38 MB)

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