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西北大学现代学院2018年度各部门档案考评结果


   我校2018年度各部门档案考评工作按照学校安排和计划已经顺利完成,现将考评结果汇报如下:

  一、 考评方式

  本次档案考评工作采取部门自查、档案考评工作小组实地检查与评审相结合的方式进行。

  (一)自查阶段:各部门总结本年度档案工作,填写兼职档案员年度考核表并结合《西北大学现代学院档案工作考核标准评定表》的指标要求自主打分,最终形成自查报告;大多数部门能认真对待,实事求是的进行自查,总结工作实绩及找出存在问题,使自查工作落到实处,为第二阶段实地检查奠定了基础。

  (二)实地检查阶段:档案工作考评小组成员深入到各部门,根据考评标准逐条对照采取听汇报、看材料、提问题、实地指导等方式进行检查,并对发现的问题及时进行指导,检查后考评小组汇总意见进行评分。

  (三)学院档案工作考评小组开会审议考评结果,并评优推荐档案工作先进单位及优秀档案工作者名单。

  二、考评结果

  全院应参评的部门37个,实际参评部门37个。考评结果如下:

  (一)优秀:90分以上的部门,共15个。

  教务处、院务办公室、网络电视台、团委办公室、就业指导中心、系(部)发展中心、招生办公室、学生处、基础教学部、实验实训中心、大学生创新创业孵化中心、财务处、体育教学部、工会筹备委员会办公室(先贤先烈英模精神研究院)、品牌办(人事处)。

  (二)合格:60-89分的部门,共22个。

  党委办公室、商学院、职称处、舞蹈学院、文化工作办公室、工程技术学院、国学院(马儒研究院)、总务处、老教授协会、基建办、图书馆、宣传部、文化研究所、文学院、影视编导学院、播音与主持艺术学院、艺术设计学院、创业学院、思政教学部、科研处、导演表演学院、摄影动漫学院。

  三、2018年度档案工作特点

  (一)领导重视,档案意识明显提升。与往年相比较,各部门均能将档案工作纳入部门工作计划总结中,纳入部门档案工作分管领导与有关人员的职责范围内,多数能在部门会议中安排、布置、检查档案工作,档案意识与工作积极性比往年都有了较大提升。

  (二)档案工作常态化。从本次检查中看,多数部门已形成了档案收集归档常态化的工作状态,在平时形成良好规范的工作秩序,整体档案工作呈现出分类清晰、归档及时、案卷质量高、排列整齐的良好态势。

  (三)案卷归档质量较去年有了很大提升。兼职档案员工作态度、工作责任心、工作效果都有了明显的提升。档案材料的分类、整理、预立卷、软件编目等各个环节都能按照学院档案归档的要求与规范来完成,档案队伍整体素质、业务能力与业务水平都有较大的提升。

  四、存在问题

  (一)对“电子档案”的认识需进一步加强。目前多数部门归档的电子文件为文件形成的过程性文件,即Word、Excel等可修改文件,不符合“电子档案”无法修改且签章齐全的归档要求;我校现已全面使用OA办公平台处理收发文件,对办理完毕的电子文件要及时进行归档,必要时还需对纸质档案进行扫描,做好数字化加工,但多数部门尚未建立起通过该平台进行电子档案收集归档的制度。

  (二)从本次检查中我们发现多数部门的档案工作没有与部门业务建设同步发展,档案工作人员缺乏从部门业务建设中去发掘档案材料的能力,重点工作缺乏档案材料的支撑,部门开展的很多活动只有新闻稿。

  (三)兼职档案员档案鉴别与自主分类能力需要进一步提升。档案材料进行鉴定、分类、期限划定是做好档案实体分类的前提,部分兼职档案员立卷归档时无法准确做好档案实体分类,导致档案编目相对混乱,这方面的业务能力有待提高,需要加强学习。

  (四)部门档案工作制度还需完善。本次检查中发现部分部门尚未建立部门收发文制度、档案借查阅制度及档案预立卷制度,导致档案收集、积累难度较大,还需尽快完善相关规章制度,为本部门档案工作体系化提供保障。

  七、整改措施

  (一)加强档案内涵建设。提高学习和贯彻教育部、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》,强化全校档案意识,综合档案室除积极组织参加省上档案各种业务培训学习外、同时也要加强同其他高校间的合作与交流、开展档案调研、学习国家在新形势下高校档案建设的新政策与新规定,不断提高档案工作能力与水平。

  (二)制度完善。随着学校内涵建设不断提升,各职能部门工作更加精细,应收集的档案内容也更加丰富,目前沿用的《西北大学现代学院各部门归档范围》已无法全面覆盖全校工作的方方面面,需上下协调配合,尽快完善归档范围,制定《西北大学现代学院各部门归档范围(补充规定)》;同时,抓紧对《西北大学现代学院档案工作检查考核评估办法(试行)》的修订。

  (三)加强学习交流。特别是对新成立的部门和新调入档案工作岗位兼职档案员要进行有针对性的培训,通过组织部门间相互交流、开展讲座、外出学习等多种方式加强学习与培训,使大家尽快掌握立卷归档工作技能和方法。

  (四)全面推广档案数字化建设。根据全省档案检查的指标要求,档案数字化建设已成为高校档案工作的重中之重,我校也要紧跟省上档案工作发展趋势,在全校范围内推广档案数字化建设标准,综合档案室全面协调,为各部门在档案数字化方面提供技术支持、设备支持,要把档案数字化作为常态化工作来开展。

  (五)加强档案工作管理。深入基层,了解各部门档案工进展,开展调查研究,注重解决部门档案工作存在的实际困难和问题。

  (六)多渠道加强档案宣传。目前学校官网已开通“档案”分网站,安排专人进行网站更新与维护,要鼓励全校教职工关注并积极为网站投稿,线上线下多渠道做好档案宣传工作。

  考评是为了以评促建,2018年档案工作考评在学校及各级领导的大力支持与全校各部门的共同努力下,取得了显著的成效,同时也显露出了档案工作存在的突出问题,我们将认真总结本次考评经验,克服不足,各部门也要结合检查认真落实整改措施,大家共同努力,使我校档案工作紧跟学校建设快速发展的步伐。

 

  西北大学现代学院档案工作考评小组

  2018年12月13日


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