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综合档案室简介


我校2010年开始筹备档案室,2011年进行档案室基本建设,201246正式设立了综合档案室并设立了声像档案分室和财会档案分室,成立了以董事长刘家全任组长、书记赵杭、校长卢山冰及副校长李彦亭任副组长的档案工作领导小组,配备专职档案员3人,兼职档案员41人。综合档案室舍建筑面积345.6平方米,分室面积约55.8平方米;设综合档案库、实物档案库、声像档案库、财会档案库四个库房(声像档案库与财会档案库分别设于声像档案分室和财会档案分室);各种现代化设备基本达到国家综合档案室建设标准,配备了档案密集柜20组,“南大之星”档案管理软件、打印复印扫描一体机、计算机、IBM磁盘阵列、实物档案展柜、高速文档扫描仪等设施设备。目前我校保存了建校以来党群、行政、教学、科研、出版、设备、外事、财会、基建、声像、实物、学生等十二大门类的档案,案卷4398卷,归档文件9869件,声像档案照片光盘386张,容量:758GB,约233535张;视频130468个,DV1415盒,大小约21.2TB,视频成品6432个,大小约2.64TB;实物档案402件;学生学籍档案归档19174卷,学生个人管理档案17354卷。

近年来,综合档案室加大档案信息化、数字化建设。在建立初期就安装了“南大之星”档案管理软件,全校范围内使用档案管理软件进行档案的编目、检索、利用、统计、电子档案管理、检索工具编制等一系列工作。数字化建设方面,2014年派专职档案员参加了中国档案学会组织的“档案数字化专题培训”, 2015年学校配备了高速文档扫描仪,制订了具体的档案数字化计划和措施,分学年按计划逐步实现全校档案全部电子数字化,目前已完成了学生学籍档案(包括学生录检表、学生登记表、成绩单及毕业证学位证领取签收名册)及部分永久文书类档案。剩余档案的数字化正在继续进行中。

综合档案室开展了多种形式的档案咨询服务和利用工作。编制了多种检索工具,建立了提供利用登记制度,从申请、审批、登记都有记录。开展档案咨询(含电话、口头、短信、信件等方式),为师生解答疑问。2012年以来综合档案室接待档案咨询近万人次,查找利用档案资料两千多人次。

在全校各级领导及教工的大力支持下,综合档案室通过几年的不断努力,初见成效:

2013年学校被陕西省教育厅评为档案工作先进单位;

2012年——2016年学校连续五年被陕西省教育厅评为教育志鉴编纂工作先进单位,综合档案室同志被评为教育志鉴编纂工作先进个人;

2016年度综合档案室被学校评为先进部门;

2017年综合档案室同志在 “远洋杯”全省教育系统纪念《档案法》颁布30周年演讲比赛中获优秀奖。

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档案办公区

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档案一库

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  档案整理区   

 

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   档案案卷   

 

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  档案工作制度


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